Промпт для письма-извинения клиенту от компании¶

Письмо-извинение клиенту

Промпты помогают быстро составить письмо-извинение клиенту после сбоя, задержки или ошибки со стороны компании. Подходят для email, мессенджеров и официальной переписки.

Что это даёт¶

Грамотное письмо-извинение снижает риск потери клиента и останавливает негатив до того, как он выйдет в публичное пространство. На выходе вы получаете готовый текст, который признаёт проблему, объясняет причины без оправданий и предлагает конкретное решение. Это сохраняет репутацию компании и показывает клиенту, что его ценят.

Готовые промпты¶

Базовое письмо-извинение¶

Напиши письмо-извинение клиенту от лица компании [название компании].

Ситуация: [опиши, что произошло, например: задержка доставки на 5 дней, технический сбой, ошибка в заказе].
Имя клиента: [имя или обращение, например: Алексей, уважаемый клиент].
Что компания уже сделала или планирует сделать: [конкретные действия, например: пересчитали заказ, вернули деньги, ускорили доставку].
Компенсация (если есть): [скидка, бонус, возврат средств или "без компенсации"].
Тон письма: [официальный / дружелюбный / нейтральный].

Требования к письму:
- Признай ошибку прямо, без размытых формулировок
- Не перекладывай вину на внешние обстоятельства
- Предложи конкретный следующий шаг
- Объём: 100-150 слов
- Завершить подписью: [имя менеджера или отдела]

Продвинутое письмо с удержанием клиента¶

Ты опытный специалист по работе с клиентами в компании [название компании, сфера деятельности].

Тебе нужно написать письмо-извинение, которое не просто гасит конфликт, но и удерживает клиента и восстанавливает его лояльность.

Вводные данные:
- Клиент: [имя, если известно] / сегмент: [B2B или B2C]
- Суть инцидента: [подробно опиши, что случилось и на каком этапе]
- Как давно клиент с нами работает: [срок или "новый клиент"]
- Ценность клиента для бизнеса: [крупный / средний / разовый]
- Что уже было сказано клиенту устно или письменно: [или "ничего"]
- Компенсация: [что готовы предложить]
- Ограничения: [что нельзя обещать или раскрывать]

Структура письма:
1. Личное обращение и прямое признание ошибки
2. Краткое объяснение причины (без оправданий)
3. Что уже сделано и что будет сделано
4. Конкретное предложение компенсации или следующего шага
5. Выражение ценности клиента для компании
6. Призыв к диалогу и контакты ответственного лица

Тон: [выбери: официальный / тёплый / деловой].
Объём: 180-220 слов.
Подпись: [имя, должность, контакт].

Дополнительно: предложи 2 варианта темы письма для email-рассылки.

Как использовать¶

Скопируйте нужный промпт в ChatGPT, Claude или любой другой языковой инструмент и заполните все плейсхолдеры в квадратных скобках реальными данными. Чем точнее вы опишете ситуацию и контекст, тем конкретнее и убедительнее будет итоговый текст. Если ответ слишком формальный или слишком мягкий, добавьте уточнение: "сделай тон более [живым / строгим / кратким]".

Советы¶

Не пишите "приносим свои извинения" в первом предложении: начните с признания конкретной проблемы, это звучит честнее
Всегда указывайте следующий шаг: клиент должен понимать, что делать дальше и к кому обращаться
Если инцидент серьёзный, добавьте в промпт фразу "избегай канцеляризмов и шаблонных фраз" для более живого текста

Кому полезно¶

Подходит менеджерам по работе с клиентами, руководителям отделов продаж и сервиса, а также владельцам малого бизнеса, которым важно быстро и профессионально реагировать на конфликтные ситуации.

Попробуйте ENGRAM на своих данных

Нейросеть на ваших встречах, документах и переписке: отвечает со ссылкой на источник. Это ваша вторая память на базе ИИ. Данные хранятся в России, старт бесплатный.

Зарегистрироваться бесплатно