Программа для руководителей: что она должна помнить

Сначала про слово «программа»

По этому запросу ищут два разных предмета: курсы подготовки руководителей и софт. Если вам нужно обучение, здесь его нет. Дальше про софт: какие программы нужны человеку, у которого день состоит из встреч, и что из этого стоит ставить на Mac.

И сразу честно: одной программы «для руководителя» не существует. Есть три класса задач, и у каждого свой инструмент. Смешивать их в один продукт пытались многие, получалось плохо.

Три класса программ, которые нужны руководителю

Первые два класса у всех есть. Третьего почти ни у кого: его роль играет память самого руководителя и заметки в телефоне. ENGRAM сделан ровно под третью строку таблицы.

Рабочий день руководителя, если встречи записаны

1. 01

   Планёрка

   Нажали запись перед началом, приложение пишет микрофон и звук Zoom или Телемоста. Участников узнаёт по голосам: один раз назвали, дальше подписывает сам. После планёрки есть текст по репликам, а в Pro готов итог: решения отдельно от предложений.

2. 02

   Встреча один на один

   Сотрудник поднял проблему, вы пообещали разобраться. Таких обещаний за неделю накапливается десяток. В Pro они собираются в задачи с ответственным и датой, если дата прозвучала, и с указанием реплики, откуда задача взялась.

3. 03

   Звонок партнёру

   Час разговора, важных пять минут. Не переслушивать час: искать по слову. «Смета», «сроки», «предоплата» находятся во всех разговорах с этим партнёром, реплика воспроизводится нажатием.

4. 04

   Через месяц

   Спор о том, что решили в прошлый вторник, заканчивается ссылкой на запись. Открывается не файл на час, а конкретная фраза с временем.

Поручения, которые не теряются

Самая частая потеря у руководителя не документ, а обещание, данное вслух. Поэтому в Pro у задачи четыре поля, и все берутся из разговора: что сделать, кто, к какому дню и где в записи это прозвучало. Если срок не назван, задача остаётся без даты, а не получает придуманную.

Команда, доверие и что уходит из приложения

Записывать встречи можно только с ведома участников, и это не оговорка для юристов, а условие, при котором команда продолжает говорить свободно. Скажите один раз: «встречи пишутся, чтобы не терять договорённости, аудио никуда не уходит».

Второе условие: делиться текстом, а не голосом. Когда вы отправляете сотруднику итог встречи ссылкой, уходит только текст. Аудио остаётся на вашем компьютере, и приложение говорит об этом прямо в окне отправки.

Встречи приходят из календаря

Приложение видит встречи из аккаунтов Google, Яндекса и iCloud, которые уже подключены в macOS, разрешение спрашивает один раз. Перед созвоном в Телемосте оно само предлагает записать, а если Телемоста нет, пишет звук как обычный созвон.

Это мелочь, пока встреч три в день. При десяти именно она решает, будет ли запись вообще.

Чего ENGRAM для руководителя не делает

Не ведёт задачи вместо трекера: задачи из Pro можно перенести туда, где живёт команда, экспортом в Markdown или Word. Не заменяет CRM: клиентские разговоры он помнит, но воронку не рисует. Не работает на Windows: это приложение для Mac, и на телефоне оно спутник, а не замена.

Если у вас уже есть трекер и календарь, ENGRAM встаёт третьим и ничего не ломает. Если нет ничего, начинать всё равно стоит с памяти о встречах: без неё поручения в трекер попадают в пересказе.

Где хранится запись и уходит ли аудио с компьютера?
Разделяет ли говорящих и подписывает ли их сама?
Можно ли найти фразу по всем встречам, а не в одной?
Берёт ли задачи из разговора с ответственным и сроком, и показывает ли источник?
Что уходит, когда делишься итогом с командой?
Что бесплатно, а что по подписке?

Частые вопросы

Какая программа нужна руководителю в первую очередь?

Зависит от того, что теряется. Если поручения, нужен трекер задач. Если время, календарь. Если разговоры и договорённости, нужен третий класс: запись встреч с текстом, поиском и задачами со ссылкой на реплику. Первые два у большинства уже есть, третьего обычно нет.

Чем это отличается от заметок на встрече?

Заметка это ваша интерпретация, запись это факт. Через месяц в споре о формулировке помогает второе.

Приходит ли на встречу бот?

Нет. ENGRAM пишет звук вашего компьютера, поэтому в списке участников никто лишний не появляется. Записать встречу без вас он при этом не может.

Что видит команда?

Только то, чем вы поделились. Записи лежат на вашем Mac, ссылка отдаёт текст, а не файл записи.

Работает ли это с Телемостом и Zoom?

Да, потому что пишется звук компьютера, а не конкретный сервис. Телемост, Zoom, Google Meet, Teams и телефон рядом с Mac работают одинаково.

Сколько стоит?

Запись, расшифровка, говорящие, поиск и экспорт бесплатны. Pro нужен для итогов, задач и ответов со ссылкой на реплику.